理法魚(りほぎょ)男子の役立つブログ🌟

漁村生まれの理系法律男子が「悩んでる人」に役立つ知識を配信するブログです。

部署を立て直すときに、最初にやるべきマネージメント。

漁村生まれの理系法律男子『理法漁(りほぎょ)男子』です。

僕は大学院修了後、大手企業でマネージメント業務を行い、部署の立て直しを図りました。その部署はかなりのクズ部署でした。本記事において、クズ部署とは、利益をもたらさず、廃止寸前の部署を言います。

 

クズ部署は宝の山

マネージャーは、その部署を管理し、その業務を効率化させて会社に利益をもたらさなければなりません。マネージャーが行うべきマネージメントは、業種や仕事内容によって様々ですが、クズ部署を任されたマネージャーほどラッキーな人はいません。なぜなら、利益をもたらさず、廃止寸前の部署ほど、改善すべき点が多くあり、飛躍的に実績を上げるチャンスだからです。

以下によくありがちなクズ部署の状況と、最初にやるべきマネージメントを簡単に解説します。

 

クズ部署は適正な人時が設定されていない

クズ部署は、無能なかつてのマネージャーたちが管理していたため、人時計算が適合しておらず、無駄な人件費が生じている、言い換えれば、部署全体の仕事力を低下させていることがよくあります。

これを改善するだけで、部署をある程度立て直せることだってあり得ます。

 

人時とは、従業員1人が1時間で行うことが可能な仕事量を示します。

例えば、1日8時間労働の会社であれば、従業員1人に対して、8人時の仕事を1日に割り当てる必要があります。

人時設定を間違えると、効率的に業務を行うことはできません。

例えば、従業員が1つの報告書類Aを作るのに実際に4時間必要だとすると、報告書類Aを作るのに必要な仕事量は4人時となります。

 

しかし、マネージャーが報告書類Aを作る仕事量を8人時に設定していた場合、報告書類Aを作る従業員は半分の力で8時間かけて報告書類Aを作ればよいことになりますね。そうなると楽できるし、サボれます。実際は8時間で報告書類Aを2つ作れたわけですから。

このような状況は、部署全体でみると、報告書類A一つ分無駄な人件費が発生している、又は、部署の仕事力を低下させていることになります。クズ部署は、このような仕事力で業務を行っている従業員が多くいがちです。そして、多くの従業員が適正な人時で仕事をしていない部署は、仕事がどんどん溜まっていき、その結果、無能なマネージャーは人が足りないと言い出します。

マネージャーは自ら仕事内容を把握し、仕事内容に応じて適正に人時設定をすることで、無駄な人件費を発生させず、言い換えれば、仕事力を低下させず、部署の業務をスムーズに終わらせることができます。改善により得られた余剰分の仕事力は、部署の実績を上げるための作業に費やせばいいのです。

 

特定の人しかできない又はやっていない仕事には注意が必要です

部署に配属されたら、仕事内容をきちんと把握し、上記の通り、人時設定を適正に行うことが重要です。これはマネージメントの基本です。

ここで、特定の人しかできない又はやっていない仕事に注意してください。

例えば、「この部署で仕事AはAさんしかできません。引き続き、私が担当します」という仕事は、適正な人時の仕事でなく、例えば通常3人時の仕事を8時間かけてAさんがゆっくりやっている可能性があります。

 

しんどい仕事であれば、Aさんは他の人にやらせたいので他の人に教えるはずです。人間は楽をしたい生物ですから。Aさんは、自分が楽な仕事をし続けたいために守りに入っている可能性が非常に高いです。

僕が新たな部署でマネージャーを担当することになったとき、特定のAさんしかできないという仕事がありました。しかし、適正な人時を把握するため、「やり方を教えてください」とAさんに頼むと、Aさんはかなり嫌がっていましたが上司に逆らうことはできず、難しさをアピールしながら教えてくれました。

実際にAさんが8時間かけて行っていた仕事は、3~4人時が適正人時だとわかりました。Aさんは、8年間、3~4時間程度で終わる仕事を8時間かけて行っていたのです。

 

Aさんの給料の半分以上が無駄経費です。Aさんの年収が600万円だとすると、300万×8=2400万の無駄経費、実際に給料以外に企業は多くの金額を負担しているため、従業員一人で多額の経費が発生していることになります。

 

仕事内容を把握して、適切な人時を設定することができたら、無力なマネージャーが管理していた部署は、少しはマシになるでしょう。

無駄な人件費と説明してきましたが、従業員の数は削減しなくていいので(リストラは最終手段です)、適正な人時で従業員が働くようになれば、部署全体の業務を早く終えることができます。

例えば、従業員Aが、3時間程度の仕事Aを8時間かけて行っていたところを、実際に3時間で行えば、毎日18時に終わっていた仕事Aを、13時には終えることができます。その分、別の業務にAさんを回すことができ、部署全体の業務が早く片付きます。すなわち、人時設定を改善すれば、部署の業務をある意味効率化させることができます。これが少なくとも最初にやるべきマネージメントです。

優秀なマネージャーの仕事のやり方

 無能なマネージャーは上記のことすらできていない人が多いのが事実です。

優秀なマネージャーは、上記のことに加え、さらに部署の業務全体の本当の意味での効率化を図ります。

 

例えば、仕事Bの仕事量が32人時、及び、仕事Cの仕事量が24人時だとすると、1日8時間労働の会社では、従業員4人に仕事Bをさせ、従業員3人に仕事Cをさせると、1日で仕事Bと仕事Cが終わります。

ここで、優秀なマネージャーは、現状の仕事Bと仕事Cの問題点を見出し、分析及び判断する(改善案を見出す)ことで、仕事B及び仕事Cに必要な合計仕事量56人時を例えば46人時に低減させることを考えます。そして、効率化により得られた10人時の仕事を、別の仕事(例えば部署の実績を向上させる仕事など)に使っていきます。

業種によりますが、具体的な方法は、機会があれば解説したいと思います。

改善案を見出す考え方は、以下の記事を参考にして頂ければと思います。

www.rihogyo.com